Com o avanço da gestão de documentos on-line, empresas conseguem implementar mais agilidade nas transações e melhorar a experiência do consumidor.
As startups revolucionaram o mercado como um todo. Com soluções ágeis e personalizadas, trazem novas perspectivas de consumo, dando mais controle e segurança à jornada do consumidor. Atualmente, existem mais de 12 mil empresas do segmento no Brasil, segundo estatísticas do Startupbase, em parceria com a Abstartups, e, sejam especializadas em vistorias, RH, educação, alimentos ou entregas, o grande diferencial é o fato delas operarem em um ambiente 100% digital.
Em um mundo cada vez mais conectado, é imprescindível estar atento às necessidades dos consumidores. Empresas inovadoras ganham mais destaque pela interação inteligente com o público, otimização e personalização de ofertas, redução de custos e gestão de documentos. Com acessibilidade em encontrar tudo por meio de sites ou aplicativos, não existem mais barreiras físicas para os negócios, tornando o tempo um fator decisivo no sucesso em um mercado cada vez mais competitivo.
Soluções tecnológicas que impulsionem a agilidade nos processos, além de contribuírem para o crescimento de uma startup, também mantém o ideal de ser um modelo descomplicado e que não utilize recursos analógicos. Quando o tempo passa a não ser um entrave de atividades corriqueiras e triviais, como a contratação parceiros ou fornecedores, os desafios mudam e o foco passa a ser a melhoria do serviço e atendimento, proporcionando mais estratégia e assertividade na gestão de documentos em meios digitais.
Nesse cenário, a DocuSign, empresa pioneira e líder em assinaturas eletrônicas, preparou algumas dicas para auxiliar no crescimento e desenvolvimento de uma empresa mais inteligente e conectada.
Aumente a performance da sua empresa com o uso da computação em nuvem: A computação em nuvem possibilita às empresas organizarem arquivos em redes. Por meio de qualquer dispositivo com conexão, todos os documentos podem ser acessados remotamente, gerando agilidade na rotina e flexibilidade com trabalhos home office, viagens à negócios e até mesmo integração da equipe, que não depende mais do envio de arquivos. Esse recurso também garante que um gestor possa aprovar um projeto urgente, mesmo com contratempos de rotina, além de diminuir riscos de danos aos arquivos sensíveis e mais proteção a documentos sigilosos.
Elimine a lentidão na produção de demandas e contratação de equipes e fornecedores: Com o uso da assinatura eletrônica, por exemplo, é possível visualizar todo o mapa de arquivos da empresa. Com isso, equipes de diferentes segmentos tem a possibilidade de avaliar as prioridades e acompanhar quais demandas precisam de atenção. Nessa perspectiva, atividades burocráticas são otimizadas, uma vez que é possível acelerar a finalização da jornada de um contrato, sem depender do tempo para enviar, assinar, validar e arquivar o documento.
Esse processo gera mais eficiência e segurança nas transações. Nós temos casos em que uma empresa conseguiu reduzir de 15 para um dia o processo de contratação. Essa economia de tempo só é possível por contarmos com uma solução 100% digital e válida juridicamente, que erradica a necessidade do uso de papel e a dependência com transações, por exemplo.
Tenha o controle do negócio a um clique de distância: O diferencial das startups é a agilidade. Muitas dessas empresas percorrem o mundo com soluções inovadoras, demandando uma operação muito mais integrada e segura. Com uma plataforma de gestão de contratos on-line, um colaborador de outra cidade, estado ou país consegue ter acesso a qualquer momento a todos os arquivos da empresa à distância de um clique.
Isso promove mais controle por parte da diretoria e a ação rápida em situações de crise ou decisões importantes. Na era da transformação digital, implementar soluções que contribuam com a redução de danos é uma forma de se diferenciar, promovendo um serviço mais inteligente e que atenda todas as áreas de atuação de uma empresa, sem causar resíduos na experiência do cliente.
Diferencie sua marca da concorrência do mercado: Com a redução de custos como consequência da implementação de soluções digitais, a operação se volta para temas mais estratégicos para os negócios. Por isso, o número de novos negócios no ambiente digital tende a aumentar. Com uma concorrência do mercando aumentando cada dia mais, reconhecendo que são mais de 12 empresas com o mesmo perfil, o desafio de continuar sendo um diferencial é algo presente no dia a dia dos negócios.
Modernize suas práticas de negócio com uma plataforma adaptável e expansível: Do mesmo jeito que soluções digitais propiciam uma padronização quase que natural dos fluxos de trabalho, as startups existem sob a premissa de um pensamento progressivo, uma cultura de “grandes ideias” e inovação sem medidas, e tudo isso deve se refletir também nas operações mais rotineiras. “Isso não seria possível com processos analógicos, uma vez que as folhas de papel escaneadas não se integram espontaneamente com a maioria dos softwares e aplicativos usados dentro dos escritórios”, comenta Brant.
Diante disso, plataformas como a DocuSign contribuem para que seu negócio esteja adequado aos mais altos padrões de dinamismo, eficiência e flexibilidade da nova era digital. Essa tecnologia também impacta na redução de espaços físicos, já que não depende de arquivamento de documentos em papel, possibilitando o trabalho em co-workings, geração de menos lixo, diminuição de custos, aumento na segurança de dados, entre outros diferenciais.
*Por Gustavo Brant, vice-presidente de vendas da DocuSign na América Latina
**Sobre a DocuSign: a DocuSign ajuda organizações a conectarem e automatizarem a maneira como preparam, assinam, agem e gerenciam acordos. Como parte do DocuSign Agreement Cloud, a companhia oferece a solução líder mundial de assinatura eletrônica, permitindo assinar documentos em praticamente qualquer dispositivo, de qualquer lugar com conexão e a qualquer momento. Hoje, mais de 500 mil clientes e centenas de milhões de usuários, em mais de 180 países, usam a DocuSign para acelerar os negócios e simplificar a vida das pessoas.
