A dificuldade em controlar de forma detalhada a alocação de máquinas era uma barreira para o crescimento da Dimex, que atua no mercado de distribuição de suprimentos, vendas e locação de equipamentos para impressão, cópia e escaneamento de documentos, com sede em Uberlândia (MG), filial em Goiânia (GO) e cerca de 50 funcionários.
O sistema de gestão utilizado pela empresa para gerir esse processo não conseguia contemplar todas as informações necessárias. “Nosso negócio envolve três atividades distintas: locação, compra e venda de equipamentos. E essa variedade gera uma complexidade de processos, que o ERP anterior não estava conseguindo gerir de forma adequada”, afirma Pedro Bragança Marinho Falcão, diretor da Dimex.
Uma das dificuldades citadas por Falcão era a falta de flexibilidade do software para realizar customizações. “Não conseguíamos criar campos adicionais”. Além disso, segundo ele, não havia um controle de acesso dos usuários. “O sistema não permitia atribuir acesso restrito, por isso, corríamos o risco de pessoas não autorizadas acessarem e alterarem processos, os quais não estavam habilitadas”.
Foi então que a empresa contratou um consultor para realizar uma assessoria de gestão, para a troca do sistema. Após avaliar diferentes empresas, a tecnologia da Sankhya – fornecedora e desenvolvedora de soluções para gestão empresarial – foi a escolhida, principalmente por sua flexibilidade e possibilidade de customização.
“Com a Sankhya é possível criar campos personalizados, gerar tabelas de clientes e de mercadorias, conforme nossa necessidade. A interface do sistema é tão amigável que até colaboradores sem afinidade com TI conseguem fazer essas alterações. Além disso, hoje também é possível configurar quem vai acessar o que, garantindo a integridade das informações do negócio, diz Machado.
Para Falcão, a parte mais impactante em relação à troca de sistema foi a melhora na gestão dos contratos de locações. “Na locação, nosso patrimônio fica espalhado em vários clientes, e isso envolve um grande controle, caso contrário, há o risco de perder máquinas, ou mesmo de prestar manutenção em equipamentos que não nos pertencem. Com a Sankhya, conseguimos gerenciar todo o processo com riqueza de detalhes, e isso nos permitiu crescer em volume, quadruplicando o número de máquinas alocadas”.
A tecnologia da Sankhya permite à Dimex armazenar informações do histórico do ciclo de vida de cada máquina. Os vendedores imprimem essa informação e podem, ao realizar uma visita de manutenção, consultar esses dados para identificar novas oportunidades de venda. “Eles conseguem ver, por exemplo, se o prazo para a troca de um cilindro está para vencer e já sugerir a para o cliente”, afirma o diretor, concluindo que o faturamento dobrou após esses recursos oferecidos pelo novo sistema.
“A Sankhya nos ajudou a simular os processos internos e tudo ficou dentro do que esperávamos. Muitas vezes temos que mudar os processos para aderir ao software, mas quando acontece o contrário é melhor porque você consegue trazer o sistema para a cultura da empresa, e, com a Sankhya, foi exatamente isso que aconteceu”, comemora.
A Universidade Sankhya também foi utilizada durante a implantação. “Poder contar com os cursos oferecidos pela Universidade foi fundamental para o correto treinamento dos usuários. A partir disso, foi possível habilitá-los na compreensão das configurações do sistema para atuarem previamente nos “primeiros socorros””, diz o assessor, explicando que o foco da Sankhya nos conceitos da administração é um diferencial. “Um ERP não sobrevive sem os conceitos de administração”.
