Da compra ao pagamento, muito espaço para reduzir custos

Da compra ao pagamento ou em inglês “purchase to pay” (P2P) é uma atividade com alto volume de transações e, portanto, pode ser facilmente aprimorada mediante técnicas de mineração de dados. As novas tecnologias que chegam ao mercado conseguem real visibilidade de ponta a ponta e identificam as causas-raiz dos problemas.

Para obter retornos substanciais, seja em prazo, economia, segurança ou ‘compliance’, as operações do cenário de compras ao pagamento devem funcionar corretamente. Alguns dos principais desafios possivelmente enfrentados nos projetos de melhorias são:

1. Retrabalho nas requisições de compras

Existe um enorme número de retrabalho nas atividades de requisição de compras. Essa atividade geralmente é feita por uma pessoa da área demandante, que não necessariamente possui o conhecimento específico para executar essa tarefa. Em casos mais brandos os retrabalhos atingem entre 8% e 10% e mais severos, acima de 70% das requisições.

2. Atraso na aprovação dos pedidos de compras e retrabalho, mesmo após alçada de aprovação.

Após todo o processo de cotação, é gerado o pedido de compras onde os valores são detalhados, os impostos informados, o fornecedor é elencado e o pedido vai para o processo de aprovação. Nesse ponto é possível identificar quais são os processos mais demorados, quais alçadas são as mais complexas, quais são os gestores com maior demanda e forneceu base para o nivelamento da alçada de compras. Também é possível identificar, em muitos clientes, inúmeros casos que, mesmo após o processo ter passado por todas as alçadas de aprovação, o pedido sofre alterações, gerando assim a necessidade de um novo processo de aprovação.

Os dois primeiros problemas comumente ocorrem nas empresas e são responsáveis por gerar uma variação muito alta no ‘lead time’ interno do processo de compras.Uma vez que conforme o processo sofre muitos retrabalhos e/ou são necessárias muitas idas e vindas para o pedido ser aprovado e enviado para o fornecedor, a variação desse tempo faz com que a área de compras tenha que trabalhar com um prazo maior do que o realmente é necessário para comprar. Assim, o processo de compras torna-se instável e o custo de estoque fica maior por uma falha no processo.

3. Divergências entre o pedido e a fatura

Durante investigação de falhas, com o uso de novas tecnologias de ponta, identificamos que existem muitas divergências entre o pedido de compras e a fatura. Os principais problemas geralmente são por causa de impostos e desmembramentos de itens.

4. Pagamentos em atraso por demora nas aprovações de pagamento.=

Após a entrada da fatura, são geradas as partidas a serem pagas em sistemas e as mesmas devem ser aprovadas, de acordo com as alçadas de aprovações definidas. O emprego de tecnologia identifica inúmeros problemas relacionados a esse tema. Em casos brandos as demoras são de poucos dias e em casos mais severos chegam a semanas.

Os itens 3 e 4 fazem com que a área de contas a pagar não consiga ter a previsibilidade adequada do seu fluxo de caixa. Com os problemas nas edições dos pedidos e demora na entrada das faturas, um pagamento que era previsto para ser feito em 30 dias pode ser lançado com um atraso brando de dias ou um atraso severo de semanas, impactando diretamente a previsibilidade do fluxo de caixa da empresa.

Os benefícios reais já obtidos com as novas tecnologias para o processo P2P, em uma empresa de médio porte, são:
• Redução de 40% do volume de trabalho manual;
• Diminuição em 38% do lead time interno do processo de compras;
• Economia de milhões de dólares anuais.

* Fernando Motta, líder da área de Process Intelligence do gA.