Dois pilares de um gerenciamento de projetos de alta aderência

Um projeto de grandes proporções tem o poder de transformar a sociedade como um todo – influenciando a vida das pessoas e o sucesso dos negócios. Embora seja um trabalho gratificante, o ofício requer uma série de diligências. Gerentes de projetos são os responsáveis por dirigir os processos de planejamento, execução e conclusão de grandes propostas. Para tanto, utilizam um conjunto de metodologias e ferramentas com o objetivo de orientar as suas equipes e gerenciar recursos de maneira precisa. E conquistar a máxima adesão dos públicos visados é o maior desafio dessa atividade.

O gerenciamento de projetos envolve a colaboração entre diversas áreas de conhecimento e manter o controle sobre o fluxo de trabalho é determinante para que os objetivos pretendidos sejam alcançados.  Não há chances de sucesso, portanto, sem instrumentos de comunicação apurados e, sobretudo, um planejamento robusto. Nesse sentido, os recentes avanços da tecnologia têm sido fundamentais ao fornecer as ferramentas certas para auxiliar os gestores de projetos nesse processo.

Um planejamento informatizado

Sem dúvidas, o planejamento é uma das etapas mais críticas de todo o processo, pois fornece estrutura e previsão para a fase de execução, ajudando a eliminar atividades e padrões desnecessários. O planejamento do projeto envolve um mapeamento abrangente e organização das metas, tarefas, cronogramas e recursos do projeto antes que sejam atribuídas as funções e a equipe comece a executar o plano. Tendo em vista esse grande fluxo de informação, as novas plataformas de gestão se tornaram aliadas valiosas nesse processo.

Em apenas algumas décadas, o gerenciamento de projetos passou de um processo baseado em planilhas e sistemas pouco efetivos para uma potência automatizada e organizada, capaz de oferecer de controle sobre os recursos, progresso do projeto e comunicação em equipe.  Nos sistemas modernos os gestores podem acompanhar instantaneamente o fluxo de trabalho das equipes, assim como acessar dados relevantes sobre diferentes aspectos do projeto. Assim, a tecnologia é fundamental para garantir que o planejamento e o gerenciamento sejam assertivos, resultando em maior chance de êxito.

Comunicação é a chave

Nos projetos de alta aderência, a importância da comunicação não pode ser esquecida. Hoje, os membros das equipes podem se comunicar em tempo real sem a necessidade de estarem no mesmo lugar, diminuindo os ruídos de comunicação e proporcionando agilidade ao curso das atividades. Uma ferramenta de comunicação produtiva evita intercorrências e facilita o andamento dos processos. E manter os principais participantes do gerenciamento alinhados com os objetivos é importante para mitigar riscos e aumentar a produtividade.

Na perspectiva dos gestores, ter uma visão holística dos processos é crucial para garantir o sucesso do gerenciamento. As falhas de comunicação podem causar consequências consideráveis para o andamento dos processos, muitas vezes com o potencial de comprometer o engajamento dos públicos visados. Por isso, contar com uma estratégia de comunicação bem traçada e apoiada nos meios tecnológicos influencia de maneira direta na adesão do projeto.

Para concluir o artigo, ressalto que o papel vital da tecnologia no gerenciamento de projetos é inegável. As soluções tecnológicas voltadas para a gestão têm diferentes funcionalidade que contribuem para a eficiência das etapas de planejamento e execução do projeto. Com o passar do tempo, acredito que mais adições mudarão drasticamente a forma como os líderes e seus times de projeto lidam com tarefas e outros aspectos dessa atividade. O fato é que a tecnologia desempenha um papel fundamental no gerenciamento de projetos.

* Ricardo Freires é head de operações na Actionsys