CIOs mostram como lidam com equipamentos obsoletos

Ricardo Cesar

A equação que resolve o processo de aquisição de ativos tecnológicos de uma empresa sempre teve suas variáveis conhecidas. São quesitos como condições de pagamento, suporte técnico, capacidade e qualidade dos equipamentos que definem a escolha de um produto em detrimento de outro. No entanto, quando o tema são os ativos de TI, existe uma outra equação que ainda não está tão bem definida. Trata-se das variáveis que envolvem o processo de vendas das máquinas quando inicia a obsolescência.

A questão é mais complicada do que parece à primeira vista. Manter equipamentos que não estão mais nas melhores condições de funcionamento pode significar queda de produtividade dos funcionários e certamente representa perda de dinheiro para a companhia. Com o suporte técnico vencido e as máquinas tendendo a quebrar com mais freqüência, o cálculo do famoso TCO (custo total de propriedade) é empurrado para o vermelho.

Some-se a isso a questão da segurança dos dados que já passaram pelos computadores, o espaço necessário para armazenar os equipamentos fora de uso e os esforços para o transporte até o destino final das máquinas e a questão – que não é nova, mas ganha contornos gigantescos nos dias de hoje – se torna uma pedra no sapato de muitos CIOs. “Percebemos que nos livrar dos PCs e notebooks velhos é um problema. Custa tempo, espaço e horas de trabalho”, diz José Antônio Parolin, gerente de relacionamento em informática da Cargill.

Parolin está sentindo o dilema na pele: a subsidiária nacional da gigante de produtos agrícolas e alimentícios acaba de iniciar um processo de substituição de 2,5 mil notebooks e PCs por novas máquinas da Dell. A medida é parte de um contrato mundial que, nos Estados Unidos e Europa, envolve ainda a contratação de uma empresa especializada na dispensa de ativos obsoletos. Na América Latina, a Cargill ainda procura uma empresa específica para esse tipo de atividade.

E não são apenas os CIOs que gastam seu tempo com esse problema. Os fornecedores também já começam a atentar para a questão. “Atualmente apenas os clientes que já passaram pelo transtorno de se livrar do parque instalado preocupam-se com o final do ciclo de vida dos equipamentos quando negociam uma compra. Mas sabemos que esse será um dos fatores que influenciarão na escolha do fornecedor no futuro”, diz Carlos Alberto Teixeira, gerente de venda e de canais da Itautec. Para atender a esse tipo de cliente, a empresa oferece locação de equipamentos de TI. A modalidade implica a devolução das máquinas ao final do contrato, que geralmente é de dois anos.

Redução de tamanho

Um dos casos em que a eliminação dos antigos ativos de tecnologia é mais premente se dá quando a empresa passa por um processo de redução de sua estrutura. É o caso do Bank of America, que recentemente redefiniu sua estratégia para o Brasil e manterá apenas um escritório de representação e um setor de investimentos no País. O banco, que tinha um parque de cerca de 500 PCs e 60 servidores, pretende fechar o ano com no máximo 20 desktops e quatro ou cinco servidores.

Em janeiro, quando o downsizing foi anunciado, o Bank of America realizou um leilão para os primeiros funcionários a saírem. Em um segundo momento, a empresa iniciou um processo de vendas para os funcionários, baseado no preço de mercado de PCs e notebooks usados com um desconto adicional de 25%. As máquinas são formatadas e entregues limpas, sem software que exigem licenças.

“Reestruturar uma companhia para atuar em uma escala menor é um processo muito mais complicado do que criar uma empresa pequena do zero”, diz Edson Moraes, que durante mais de 20 anos foi CIO do Bank of America e desde junho trabalha em uma consultoria própria, a ESM Projetos, que conduz o trabalho de se desfazer dos ativos de TI e preparar a estrutura de informática para a nova realidade da instituição financeira.

No caso dos servidores, Moraes está transferindo algumas máquinas para empresas que desenvolveram sistemas para o banco e que agora se comprometeram a guardar dados históricos da instituição financeira. Os servidores que sobram são colocados à venda – e a procura tem surpreendido. “Incrível como há mercado para servidor – ainda que extremamente depreciado, geralmente 50% abaixo do valor real do equipamento”, diz Moraes, que utiliza sua rede de contatos com os departamentos de TI de outras empresas para gerar negócios. “Sempre dou preferência a negociar com conhecidos.”

De olho na economia

A principal questão que envolve a dispensa de ativos de tecnologia é econômica. Como não existe uma receita exata, cada empresa faz a sua opção para obter os melhores resultados. Parolin, da Cargill, critica a prática de se aproveitar o PC em cascata, com as máquinas sendo destinadas a funcionários em cargos menores à medida que envelhecem. “Muitas vezes acredita-se que a cascata é interessante por evitar o custo de aquisição, mas é preciso olhar os demais custos, como o de manutenção da máquina”, completa o CIO.

Em contrapartida, o UOL considera este modelo interessante. O provedor de internet, que como todas as empresas dessa área passou por um processo de redução de seu quadro de funcionários, aproveitou os desktops sobressalentes para uso no call center. Já os servidores mais antigos, conta o diretor de conteúdo e tecnologia do UOL, Victor Ribeiro, podem ser usados como fonte de peças e componentes para outros servidores que também já tenham ultrapassado o seu prazo de garantia.

A Tejofran, prestadora de um leque diversificado de serviços como saneamento, transportes e segurança pessoal, adotou uma estratégia diferente. A empresa instituiu um procedimento de ficar dois anos com os desktops que, após este período, são vendiA Tigre, por sua vez, opta por utilizar os servidores obsoletos para conseguir descontos em novas aquisições. A base de servidores da empresa é composta de máquinas Risc da IBM. “O valor nem sempre é alto, mas não adianta eu ficar com a máquina velha encostada”, afirma Gelásio Robson Schlup, gerente corporativo de TI da companhia. Pelos cálculos do executivo, a economia muitas vezes não chega a 10% do valor do novo que está sendo comprado. Qualquer que seja a estratégia, o objetivo é sempre reduzir o impacto financeiro da eliminação de ativos. “Uma coisa é muito clara: nesse processo não dá para fazer dinheiro. Nessa hora o papel da área de TI é minimizar as perdas”, afirma Moraes, do Bank of America.

Incentivos

Já que não é possível faturar financeiramente com a substituição de ativos, muitas empresas optam por trocar suas máquinas mais antigas por uma moeda menos tangível, mas nem por isso de menor valor: a satisfação de seus funcionários. A exemplo do que fez o próprio Bank of America, a venda com desconto, leilões ou mesmo doação dos equipamentos para funcionários são bastante freqüentes entre as empresas nacionais.

Devido a uma decisão internacional de atualizar o parque de desktops e notebooks de todas as subsidiárias, a Shell Brasil também resolveu beneficiar os funcionários com as máquinas antigas que ainda estão em bom estado de conservação. “Com a determinação de trocar uma grande quantidade de equipamentos de uma só vez começamos a pensar o que fazer com as máquinas. Até então nunca tivemos essa preocupação”, conta Sandra Brandão, gerente da área de informática da Shell. “Pensamos em doar, sortear, leiloar e, por fim, acabamos optando em doar aos funcionários.”

Para fazer isso, a Shell adotou o critério de beneficiar em primeiro lugar as pessoas com menor poder aquisitivo e cargos mais baixos. Cerca de 850 funcionários se inscreveram para ganhar PCs e notebooks e, até agora, 350 equipamentos foram doados. A idéia é que os 500 restantes sejam entregues até o final do ano.

Já a Braskem, petroquímica resultante da fusão de seis empresas do setor há um ano, optou por doar os equipamentos para comunidades e instituições beneficentes – um grupo de potenciais beneficiados está sendo selecionado neste momento. “Escolhemos esse caminho, mesmo que isso nos custe algum investimento para conserto e reforma de equipamentos”, diz Carlos Airton Pestana Rodrigues, CIO da Braskem. A empresa tem um parque de cerca de 800 máquinas a serem trocadas todos os anos.

Não há, como se vê, um procedimento padrão para a dispensa de ativos de TI. Mas, se bem conduzida, uma política para essa atividade pode representar uma oportunidade para reduzir custos, prestigiar funcionários ou ajudar a comunidade. Bons motivos para começar a pensar no assunto.

|Computerworld – Edição 392 – 20/08/2003|