Correios adota solução integrada de gestão

Um orçamento de R$ 60 milhões e o desafio de integrar, em pouco mais de três anos, 24 regionais, seis mil agências espalhadas por cinco mil municípios e cerca de 100 mil funcionários em uma única solução que abrangesse todo o backoffice das áreas financeira, de recursos humanos, administrativa, comercial, tecnologia e operacional. Em resumo, este foi o projeto iniciado em 2000 por João Alves Calixto de Oliveira, gerente da diretoria de Tecnologia da Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos.

Satisfeito com os resultados até aqui obtidos, o executivo lembra que todo o projeto foi iniciado quando a empresa identificou a necessidade de construir uma infra-estrutura básica que possibilitasse a inclusão de novas funcionalidades e tecnologias no futuro. Chamada de Solução Integrada de Gestão Empresarial (um ambiente integrado de software, tendo como centro o ERP da J.D. Edwards, todos eles interligados a uma ferramenta de data warehouse), a iniciativa começou com alguns objetivos traçados: construir um modelo único de processo para toda a organização; simplificar o relacionamento comercial; e padronizar procedimentos, reduzindo custos e agilizando a tomada de decisões.

“Tudo isso começou a ser pensado em 2000 e decidimos pela implementação em módulos, com a passagem à etapa seguinte após a confirmação do retorno”, explica Calixto. Seguindo esta lógica, o ano de 2001 foi dedicado ao módulo de Contabilidade, e o de 2002 aos treinamento de cerca de cinco mil pessoas das quais metade já foi treinada.

Neste ponto, além do volume de funcionários, as equipes enfrentaram o turn-over de pessoal. Para isso, foi criado o que Calixto chama de “esquema de substitutos”, utilizado para evitar a perda de conhecimento. O programa de treinamento teve que ser distribuído em cinco centros de treinamento espalhados no País, além da escolha de um responsável pelo projeto em cada regional. Como ferramentas, além dos cursos presenciais, foram utilizadas sites na intranet; grupo de discussões e vídeos transmitidos em banda larga para os micros dos funcionários.

O executivo cita ainda como desafios ao projeto a utilização das melhores práticas de mercado, evitando-se, sempre que possível, alterações proprietárias que dificultam a migração para versões atualizadas.

Os Correios utilizam hoje cerca de 800 aplicativos, a maioria deles desenvolvido internamente. Quando entrar em operação, a Solução Integrada de Gestão irá substituir cerca de 350 deles. “Os sistemas especialistas vão continuar e para isso construiremos interfaces com a utilização de camada de integração”, revela, lembrando que boa parte deste trabalho deverá ser realizada pela equipe de TI da empresa.

Em termos de processamento, Calixto lembra que pouca coisa deve mudar. Serão mantidos os centros de Brasília e São Paulo, instalados há cerca de três anos e responsáveis pela centralização dos sistemas corporativos, que rodam em servidores RISC e banco de dados Oracle. “Na verdade, a infra-estrutura básica já estava parte criada e outra parte está em processo de aquisição”, ressalta, lembrando que os demais aplicativos são baseados também em plataforma RISC e banco de dados Oracle, bem como plataforma Intel com bancos de dados SQL.

Escolha e resultados

Outro ponto ressaltado pelo executivo é que no budget de R$ 60 milhões estão incluídos apenas as licenças de software, novos aplicativos e serviços de integração, excluindo-se a reformulação do parque de hardware e a renovação da infra-estrutura de rede.

Definir os fornecedores para um projeto deste tamanho também não foi tarefa fácil. Para definir os critérios da licitação, os Correios especificaram as características técnicas necessárias ao negócio e deixaram claro que a escolha dos fornecedores ficasse a cargo do integrador escolhido, que seria o ponto de contato da empresa.

“Para auxiliar a decisão, realizamos um benchmark no mercado,com base em informações do Gartner, e avaliamos os resultados. Com isso chegamos a seis empresas fornecedoras de ERP, que consideramos as melhores do mercado na época. Na verdade especificamos a solução e o processo licitátorio foi vencido pela Unisys”, afirma.

Só para citar um exemplo em relação aos fornecedores, Calixto lembra que, pelos critérios colocados no edital de licitação, qualquer solução de ERP poderia ser utilizada. Mesmo o fato da J.D. Edwards – escolhida pela Unisys – estar em processo de fusão com a PeopleSoft não parece preocupar o executivo. “Pelo contrário, me parece ser um processo positivo. Acredito que teremos um fornecedor mais sólido, o que é bom para o produto”, diz.

Fusões à parte, Calixto garante já ter como atestar os resultados de algumas das implementações iniciadas em 2001. Um exemplo é a automação da folha de pagamentos, já automatizada, utilizando o software chamado Populis, integrado ao One World da J.D. Edwards, e atendendo a todo o contingente de 102 mil funcionários da empresa. “Mesmo a área de contabilidade, ainda em processo de integração, já nos ofereceu ganhos. O contador hoje tem uma visão geral da companhia”, confirma.