Imersão nos processos do cliente acelera crescimento da Ottimizza

A catarinense Ottimizza, empresa de software para automação e integração de processos do setor de contabilidade, está alinhada a uma importante exigência da nova era: produtividade. Ela identifica pontos nevrálgicos do negócio do cliente para eliminar processos manuais repetitivos e gerar eficiência na comunicação com automação.

Criada em 2015, em Joinville (SC), o foco em contabilidade foi estimulado pela observação do CEO da Ottimizza, Ricardo Machado, da necessidade premente de escritórios de contabilidade por mais produtividade no seu dia a dia. Assim, a empresa voltou-se para o propósito de tornar a vida de contadores mais simples, produtiva e eficiente.

“Percebi que eles estavam mergulhados em meio ao caos de tarefas repetitivas, puramente operacionais, que tomavam precioso tempo da equipe e estancava o processo de desenvolvimento profissional dos colaboradores. Assim, a Ottimizza foi ganhando notoriedade na cidade e surpreendendo com nossas soluções”, recorda.

A estratégia assertiva também contou com a experiência do executivo na área de TI, desenvolvedor de software desde os 17 anos, que sabia da importância da definição de um foco para não tornar a companhia generalista. Assim, com apenas três anos de idade, a Ottimizza viu seu crescimento acontecer por meio de clientes, motivados pela satisfação com os serviços prestados. A atuação rapidamente expandiu de Joinville para todo o estado e hoje atende escritórios em todo o Brasil.

“E além disso, para maximizar os negócios, a receita é entender profundamente os processos e os desafios dos clientes. E ainda trabalhar no modelo de colaboração, fiel ao foco, superando expectativas”, revela.

Internado no cliente

Mas o pulo do gato da empresa não está sustentado apenas na tecnologia, na inovação, mas no tempo dedicado ao entendimento do negócio do cliente. “Nós praticamente nos internamos na empresa, para entendermos tudo sobre os seus processos, sentirmos todas as dores do negócio, para que possamos construir um diagnóstico assertivo. Somente dessa forma podemos definir o que, de fato, fará a diferença e trará resultados significantes imediatos”, garante.

Nessa imersão no dia a dia dos escritórios, Machado identificou que cada um dos clientes deles tem um software diferente e, por essa razão, um desafio constante é entender cada uma dessas ferramentas para realizar a sonhada integração.

A complexidade é alta, ele diz. Normalmente, os escritórios mantêm profissionais dedicados, em média, três dias por mês, para digitar todas as informações de cada um de seus clientes. Ele destaca que contador não é digitador e com a tecnologia ele passa a ser liberado para o atendimento ao cliente.

“Uma empresa com 50 clientes em sua carteira, por exemplo, precisa de oito colaboradores presos à digitação durante 20 dias úteis no mês. Com a tecnologia, serão necessárias apenas pouco mais de oito horas por mês para imputar dados no sistema da Ottimizza e tornar o dia a dia produtivo. É um ganho enorme em produtividade.” 

Flexibidade

Machado dá uma boa notícia: “Na maior parte dos casos, não é necessário automatizar tudo, colocar todos os clientes no sistema Ottimizza. Basta selecionar os grandes, que, normalmente, são responsáveis por cerca de 80% do trabalho”.  Segundo ele, é preciso alertar o cliente que tem receio da necessidade uma modernização 100%.

“Não faço promessas infundadas. Digo sempre que vou, no mínimo, ajudá-lo a dar um grande salto em sua operação. Inicialmente, escolhemos um cliente do nosso cliente e fazemos um piloto, apresentamos os resultados e sempre conseguimos expandir o contrato porque a evolução é surpreendente”, diz.

Nessa jornada, a Ottimizza transforma o cliente do seu cliente em um verdadeiro laboratório de testes, pedra-fundamental para construção de uma estratégia assertiva e interpretação de processos para promover a produtividade almejada. 

O crescimento

O ouro, segundo Machadoo, mora na integração proporcionada pela plataforma Ottimizza de todos os clientes dos escritórios. Essa integração é complexa porque, como reafirma ele, cada cliente tem um software diferente e uma estratégia própria de imputar seus dados.

Não há um padrão. Alguns disponibilizam informações desnecessárias, outros esquecem das mais importantes. “Nossa tecnologia, com base em algoritmos, possibilita a parametrização, e a integrando de cada cliente e contador.”

Nesses três anos de atuação, a empresa realizou mais de 2 mil integrações de mais de 500 softwares de gestão financeira de mercados diferentes em escritórios de contabilidade por todo o País.

“Temos hoje como clientes fixos 184 escritórios de contabilidade de médio e grande portes. Colocamos todos em uma base única, facilitando atualizações e gerenciamento. Nessas integrações, ainda aparecem softwares que não conhecemos a cada projeto. Então, somos como machine learning, sempre aprendendo e aprimorando nosso conhecimento, nos tornando cada vez mais ágeis e assertivos.”

Por conta do crescimento, a empresa, que mantém 30 profissionais distribuídos pelos escritórios de Joinville e Blumenau (ambos em SC), pretende contratar mais 20 profissionais para compor o seu time com o objetivo de atender à demanda que bate à sua porta.

A meta é triplicar o faturamento em 2019. “Somos uma empresa de tecnologia de software, mas não vendemos software e sim produtividade”, avisa.