Seis posturas para garantir entregas consistentes de um projeto

Quando pensamos nos objetivos internos ou externos do gerenciamento de projetos, o sucesso das entregas é o objetivo primário dos clientes. Essas entregas podem ser diferentes para cada projeto, dependendo da indústria, da natureza do projeto, seu tamanho, estratégia da companhia e uma série de outras variáveis. Entretanto há múltiplos fatores que pode comprometer as entregas e, em última análise, a satisfação do cliente. Aqui estão alguns deles:

1. Definições de entrega imprecisas. Eis um dos maiores fatores de risco quando se trata do sucesso ou fracasso dos projetos. Muitas companhias têm sofrido as consequências de falhar nos objetivos e entregas por causa da falta de resultados tangíveis e intangíveis claramente identificados ou definidos desde o início. Ter apenas uma vaga compreensão das necessidades do cliente ou da estratégia da companhia é uma das principais causas das entregas malsucedidas. Gerentes de projetos devem desacelerar nos estágios iniciais para serem capazes de reunir todas as informações pertinentes, de cada uma das partes envolvidas, de forma precisa, antes de seguirem em frente.

2. Documente tudo, desde o início. Não espere para começar a documentar o que foi e o que não foi acordado. A omissão de documentos e de detalhes impactantes, como a estrutura de divisão de trabalho (WBS – Work Breakdown Structure), planos, recursos do projeto, cronogramas, orçamentos, documentos de gerenciamento de mudanças, relatórios de controle de qualidade, planos de testes e assim por diante, pode levar a um estresse desnecessário para os gerentes de projeto, times e especialmente as partes interessadas.

Mantenha os documentos controlados por versão, atualizados, de fácil acesso e utilize uma linguagem simples para evitar má compreensão por parte dos envolvidos, em todos os níveis. Esse cuidado é parte do longo caminho para garantir que as entregas do projeto sejam atendidas com o mínimo de resistência e frustração. Tornar mais fácil para todos os membros da equipe e participantes o acesso à documentação necessária aumenta a probabilidade de se obter bons resultados.

3. Evite acordos informais. Entregas que não são formalmente reconhecidas ou aprovadas podem gerar mal-entendidos e/ou discussão informal e terminar em mais confusão, agravando o relacionamento e reduzindo a confiança. Quando documentar prestações exigidas no projeto, certifique-se de obter as aprovações formais, por escrito, para evitar qualquer questionamento mais tarde, depois que o projeto já está em andamento. Nunca assuma nada antes de ter mais uma rodada de avaliação com as partes interessadas, para garantir que nada se perca. Esta é uma boa maneira de não só encontrar erros ou más interpretações, mas também e de acordar os resultados pretendidos.

4. Não faça suposições. Suposições incorretas são maneiras de definir um projeto por um caminho errôneo, o que torna praticamente impossível alcançar resultados necessários sem muitas interrupções e uma boa dose de retrabalho. Tal como acontece com todos os projetos, os pressupostos desempenham papel vital preparando o palco para atividades e entregas. Tendo as suposições erradas, os recursos, esforços e gerentes de projetos serão falhos. Fale com os principais especialistas no assunto, não apenas a respeito dos pressupostos, mas de como eles foram determinados durante o processo de concepção do projeto.

5. Todo mundo precisa carregar seu próprio peso. Membros da equipe que não conhecem bem o seu papel ao longo de várias fases do projeto podem comprometer consideravelmente o escopo. Certifique-se que os membros da equipe podem entregar no tempo e que estejam totalmente comprometidos com o projeto, e que estejam capazes e dispostos a realizar o trabalho exigido deles. Antecipe e construa um buffer suficiente para permitir uma boa dose de absenteísmo, considerando férias e outros fatores que possam provocar atrasos. Considere a possibilidade de recorrer a recursos de back up em caso de necessidade. Haverá momentos em que tudo isso pode ser antecipado, no entanto, resultados ainda são impactados negativamente devido a membros da equipe que simplesmente optam por postergar suas tarefas por uma ou outra razão. Alguma contingência pode reduzir de forma significativa o impacto de outros membros da equipe, mas deve ser construído desde o inicio do projeto.

6. Pendências. Prosseguir sem alcançar resultados anteriores pode ser problemático por razões obvias. Entregas que possuem pendências devem ser identificadas e sequenciadas. É importante reconhecer que existem dependências quando se trata de resultados, bem como do enorme impacto que podem gerar se forem desconsideradas. A cada revisão de etapa, instrua os membros da equipe a revelarem as informações negativas. Com palavras, ações e expressões, encoraje-os a serem realistas em relação a prazos e riscos.