Após a adoção do sistema, instituição estima economia de 50% a 60% nos custos com ações focadas na seleção de candidatos
O Senai Bahia decidiu internalizar as rotinas de seleção de estudantes em suas 15 unidades. A instituição adotou ferramentas Totvs para ajudar no controle de cerca de 137 mil matrículas por ano, provenientes de oito processos seletivos.
O módulo responsável por gerir a seleção de canditatos entrou em operação no segundo semestre de 2014 e, desde então, já gerenciou 15 seletivas da instituição que oferece cursos técnicos, graduação, especializações, mestrados e doutorados, além de qualificação e aperfeiçoamento profissional.
Até então, o Senai dependia do envio das informações pela empresa contratada, via licitação, tornando o processo mais lento e descentralizado. A necessidade de absorver as atividades deu-se por três principais motivos: estabelecer um padrão na realização do serviço, reduzir custos e aumentar a transparência e disponibilidade da base de dados.
Em conjunto com outras diretrizes focadas na seleção de candidatos, a instituição baiana estima uma economia de 50% a 60% nos custos destes processos após a adoção do módulo. Segundo a entidade, a tecnologia também garantiu a compilação de informações consistentes e que podem ser utilizadas a qualquer momento.
Na prática
“Desde o início do processo seletivo, os dados relativos ao aluno ficam armazenados no sistema, possibilitando acompanhamento online pelo candidato de cada etapa do processo, interação eletrônica com os candidatos via e-mail e rastreabilidade das operações”, informa.
Com o sistema da Totvs, assim que a pessoa se inscreve, o módulo gera um documento com os seus dados, local da prova, horário e sala, incluindo o gabarito de respostas. Para auxiliar o processo de correção das provas, a equipe de TI do Senai Bahia desenvolveu a integração da ferramenta com um sistema de leitura ótica, viabilizando a correção de seis mil provas em apenas três horas.
Com integração nativa, o benefício também alcançou o processo de matrículas, facilitando a conversão do candidato em aluno. Todos os dados obtidos durante a seleção são replicados automaticamente pela ferramenta. Basta o aluno confirmá-los para que a matrícula seja efetivada.
A instituição registra picos de quatro a seis mil matrículas em uma única semana. Justamente por isso, refazer o registro de cada aluno tornaria o processo moroso e difícil, além de ser bastante suscetível a falhas. A qualidade e agilidade são percebidas diretamente pelo aluno, que ganha tempo e praticidade já nos seus primeiros contatos com a instituição.
Parceria
De acordo com a companhia, o principal fruto da parceria é a solução que leva mobilidade a professores e alunos. Batizado de Totvs Educa Mobile, a tecnologia foi homologada e oferece uma interface transparente para a comunicação e a troca de informações por meio de dispositivos móveis.
O sistema foi apresentado ao Senai para que, em conjunto, fosse possível verificar a usabilidade e ergonomia da ferramenta, além de identificar melhorias a serem realizadas. Como piloto, a instituição baiana por meio do seu núcleo de qualidade, design e testes de software, comandou um projeto de testes.
“O professor não utiliza mais cadernetas na sala de aula, nem precisa dirigir-se à secretaria de cursos para retirar o diário de classe e devolvê-lo no final do dia. Diretamente no seu dispositivo móvel, ele faz a chamada, registra o seu plano de aulas e insere as notas dos alunos, que têm pleno acesso para visualizar todas as suas informações, como as disciplinas ministradas e o conteúdo programático. Tudo em tempo real e de qualquer lugar”, detalha.
O Senai Bahia utiliza o ERP Totvs Educacional há dez anos e também aderiu ao módulo de Avaliação e Pesquisa. Já há novos projetos em fase de implantação. É o caso do módulo Gestão Financeira e o CRM com integração ao Portal do Aluno.
