A Unimed Vitória automatizou rotinas e aumentou a eficácia de sua operação com a adoção de tecnologias da SoftExpert, fornecedora de software e serviços para automação de processos de negócio, conformidade regulamentar e governança corporativa.
A empresa, uma das 10 maiores cooperativas no Brasil, conta com 2,3 mil médicos cooperados e mais de 2,4 mil colaboradores, atendendo a mais de 340 mil clientes.
A solução adotada foi o SoftExpert EQM (Gestão da Qualidade Empresarial), com foco na gestão de documentos. Atualmente, em torno de 2 mil funcionários utilizam a ferramenta implementada em praticamente todos os departamentos.
Heloisa Rodrigues Queiroz, coordenadora de Gestão da Qualidade e Processos, explica que considerava o processo de gestão de documentos muito manual, o que acarretava em não conformidades e perda de controles importantes. “Queríamos uma ferramenta que nos ajudasse a reduzir falhas e erros nestas tarefas”, lembra.
“Automatizamos o roteiro de elaboração, revisão e aprovação de documentos, com acompanhamento em tempo real de pendências no fluxo da documentação. Além disso, foi possível padronizar o roteiro de consenso (validações) da documentação”, explica Heloisa.
A implantação foi realizada pela TNX, parceira comercial da SoftExpert. O projeto de migração de cerca de 4 mil documentos para dentro do sistema está seguindo um cronograma de importação criterioso, cumprindo etapas que objetivam minimizar impactos e perdas de informação. Com o uso da ferramenta, segundo a empresa, já é possível perceber uma redução dos gaps de aprovações e validações, bem como a eliminação da coleta de assinaturas.
