Víncula diversifica modelo de negócio apoiado em BPM Lecom

A Víncula é uma multinacional brasileira, formada por empresas com 30 anos de experiência no mercado de implantes ortopédicos para joelho, quadril, coluna e buco-maxilo – MDT Implantes, Meta Bio e Biotechnology – com investimentos do Fundo de Private Equity do Pátria Investimento. Em 2015, com base em seu plano de expansão, a companhia, que atuava apenas por meio de uma rede de distribuição para atendimento aos clientes (hospitais e convênios), decidiu diversificar o modelo de negócios ingressando também em venda direta.

Foi uma virada ousada, na avaliação de Paulo Rodrigues, gerente de Administração de Vendas da Víncula. “Isso porque teríamos de nos capacitar para o atendimento direto, que envolve uma abordagem mais qualificada e complexa. O volume de informações e de processos teria de ser organizado, modernizado e suportado pelo nosso sistema”, relata.

Foi então criada a área Venda Direta, que nasceu com muitos desafios. E o primeiro passo, diz Rodrigues, foi buscar uma solução em BPM para organizar processos e o workflow de tarefas, desde a cotação/solicitação de cirurgias até o faturamento do material utilizado. “Precisávamos, além disso, que as informações necessárias para garantir o correto atendimento do procedimento cirúrgico estivessem concentradas em um único lugar, de fácil acesso aos executores do processo. Encontramos o que queríamos na solução de BPM da Lecom.”

A tecnologia proporcionou à Víncula alcançar o alto nível de atendimento exigido nesse mercado, afirma Rodrigues. Profissionais internos e consultores em campo passaram a desfrutar das facilidades proporcionadas e assim levar excelência aos hospitais e convênios no atendimento.

De acordo com o gerente de Projetos da Lecom, Cassiano Brando, primeiramente buscaram o entendimento das principais dores do negócio. “Em pouco tempo, já estávamos com o primeiro protótipo funcional do processo já desenhado dentro da solução. Nossa metodologia de trabalho, baseada na Entrega Ágil e na experimentação do usuário com pequenas entregas, proporcionou de forma rápida e constante balizar as expectativas, gerando ganhos”, explica.

O sucesso da implementação e do andamento do projeto também se deve, segundo Brando, à participação das áreas de TI, Back-office de Vendas e Departamento Fiscal da Víncula. “Essas áreas disponibilizaram pessoas-chave, que ajudaram muito com interações claras dos processos, bem como os requisitos necessários.”

“Entendemos que um trabalho para ser bem-sucedido e atingir ótimos resultados é fundamental que aconteça em conjunto com as áreas de negócio envolvidas no projeto, pois garante a construção de uma cultura comprometida e em prol do mesmo objetivo”, reitera Brando.

A Venda Direta demandou necessidades prementes que foram atendidas pelo projeto como garantia do nível de serviço, transparência nos processos, maior controle das atividades diárias, aumento de produtividade em um fluxo simples e lógico e automação dos processos, possibilidade de auditoria e atendimento às exigências regulatórias do setor.

Desafio e superação

Na avaliação de Rodrigues e de Brando, um dos maiores desafios do projeto era atender diretamente procedimentos cirúrgicos, visto demandar agilidade e qualidade. “Os prazos de atendimento são curtos e a possibilidade de erro deve ser reduzida a zero”, enfatiza Brando.

Assim, foram adotadas melhores práticas e aplicação de métodos ágeis, que possibilitaram fazer pequenas entregas, de forma contínua, com foco na entrega de valor e de acordo com os objetivos do negócio.

A organização do processo na plataforma BPM proporcionou à Víncula elevado nível de assertividade no atendimento de cirurgias, nível de serviço que é percebido pelos clientes com atuação da Venda Direta modernizada. “Hoje, 100% dos processos são rastreáveis, conforme normas regulatórias vigentes, provendo transparência e grande segurança ao negócio”, garante Rodrigues.

Outro ganho importante foi a interação entre várias áreas de forma clara e objetiva com a eliminação de e-mails e outras formas de comunicação. A plataforma proporciona o controle de 100% da agenda cirúrgica, evitando a alocação de recursos concorrentes e provendo maior planejamento da rotina.

O BPM também está integrado ao ERP da empresa. Assim, as informações inseridas ao longo do processo são utilizadas para emissão de Notas Fiscais de Faturamento, remessa e retorno de hospitais, diminuindo em cerca de 50% o tempo dos processos.

Mais uma vantagem observada com o uso da tecnologia é a possibilidade de extração de relatórios para a gestão dos processos e também o levantamento de dados pertinentes ao negócio. Até agosto/2017, são 50 usuários ativos, com um total de 1.857 processos.

O ano de 2016 foi de construção do novo modelo de atuação, segundo Rodrigues. E 2017 representou a consolidação dessa estratégia. “Em 2018 teremos a ampliação desse novo desenho, com a expansão do projeto, adoção de novos recursos, para uma modernização constante”, projeta o gerente da área de Administração e Vendas da Víncula.